Eine junge Frau sortiert verzweifelt ihre Unterlagen neu

Unterlagen richtig sortieren – So organisieren Sie Ihre privaten Dokumente ganz einfach

Jeder von uns kennt das Problem. Briefe, Informationsschreiben und Verträge häufen sich. Nicht immer wandern diese jedoch auch in einen Ordner. Oder falls doch, treffen sie dort auf seit Jahren gehorteten Briefkram. So lange, bis der Ordner schlichtweg nicht mehr zu geht. Wenn das Chaos regiert, sollten Sie handeln. Zumindest, wenn es um Ihre Unterlagen geht. Denn nicht alles muss aufgehoben werden, anderes darf nicht weggeschmissen werden. Doch wie genau ordnen Sie Unterlagen am besten? Wie gehen Sie dabei am klügsten vor? Welche Dokumente dürfen weg und welche müssen Sie aufheben?

Inhalt

Tipps – so bekommen Sie das Papier-Chaos in den Griff

Die meisten Menschen lagern ihre Unterlagen in privaten Ordnern. Während hier zu Beginn ein einheitliches System besteht, herrscht nach mehreren Jahren und hinzukommenden Dokumenten oft Chaos. Brauchen Sie dann doch einmal ein Schreiben, gestaltet sich die Suche danach schwierig. Damit Sie genau wissen, in welchem Ordner und unter welchem Reiter Sie Ihre Unterlagen aufbewahren, sollten Sie in regelmäßigem Abstand ihre Dokumente neu abheften und vor allem aussortieren. Wie das am besten geht? Unsere 5 Schritte können Ihnen dabei helfen:

Schritt 1: Die richtige Vorbereitung

Ohne die richtige Vorbereitung geht nichts. Deshalb sollten Sie sich auch beim Aktensortieren auf einige Umstände einstellen. Bringen Sie zunächst viel Zeit und Ruhe mit, denn das Sortieren der Unterlagen ist nicht einfach „schnell erledigt“. Zudem brauchen Sie auch das richtige Material. Ein großer Schreibblock (DIN A4), Filzstifte und einen großen Papierkorb sollten Sie bereithalten. Achten Sie auch darauf, dass Sie beim Sortieren genügend Platz haben. Verrücken Sie gegebenenfalls Tische und Stühle ein wenig, um sich diesen zu verschaffen.

Schritt 2: Akten ausmisten

In einem nächsten Schritt sollten Sie zunächst all Ihre Unterlagen zusammentragen. Egal ob bereits in bestehenden Ordnern oder lose in Briefumschlägen gelagert. Sichten Sie das komplette Aktenmaterial Blatt für Blatt. Die Devise dabei: Alles, was Sie nicht mehr brauchen, kommt in den Papierkorb. Diese Prozedur dauert meist sehr lang. Denn Sie müssen entscheiden, was weg kann und was Sie noch benötigen. Das Entscheiden fällt dabei schwer. Sind Sie sich unsicher, ob Sie das Schreiben noch einmal brauchen oder nicht, fragen Sie sich am besten: „Wann hatte ich das Dokument zuletzt in der Hand?“. Ist die Antwort darauf „seit mehreren Jahren nicht mehr“, können Sie es wegwerfen. Doch Vorsicht: Welche Dokumente Sie unbedingt aufheben sollen und per Gesetz sogar müssen, erfahren Sie weiter unten in unserem Beitrag.

Schritt 3: Kategorien bilden und sortieren

Während Sie die Blätter einzeln durchgehen, sollten Sie bereits versuchen Kategorien zu bilden, nach denen die Schreiben sortiert werden können. Notieren Sie die Kategorien wie Wohnung, Versicherungen, KFZ, Arbeitsverträge oder Steuern auf einzelne Blätter Ihres Blockes. Legen Sie die Schreiben – je nach Thema – unter den zugehörigen „Schmierzettel“. So können Sie die Dokumente gleich sortieren. Diese einzelnen Kategorien werden später zu Themen zusammengefasst, die sich in den Ordnern finden lassen.

Schritt 4: Kategorien zusammenfassen

Haben Sie alle Dokumente aus ihren Ordnern herausgeheftet und auf die einzelnen Kategorien-Stapel verteilt, ist der Großteil der Arbeit erledigt. Dann heißt es: Kategorien bündeln. Denn in der Regel können die einzelnen Kategorien zu übergeordneten Themen zusammengefasst werden. Diese Themen bilden spätere Ordnereinheiten. Sinnvolle Ordner wären hier zum Beispiel:

  1. Persönliches
    z.B. Geburts- und Heiratsurkunden, Meldebestätigungen, Vollmachten und medizinische Unterlagen
  2. Beruf
    z.B. Zeugnisse, Studienunterlagen oder Ausbildungsschreiben, Diplome, Abschlusszeugnisse, Arbeitsverträge, Fortbildungsmaßnahmen
  3. Versicherungen
    z.B. Krankenversicherung, private Haftpflicht und Hausratversicherung, KFZ-Versicherung usw.
  4. Wohnung
    z.B. Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen, Verträge mit Stadtwerken und Telefonanbietern, Rundfunkbeiträge, Garantie für Elektrogeräte und Wohneinrichtung
  5. Freizeit und Sport
    z.B. Verträge mit Fitnessstudios oder Vereinsmitgliedschaften, Abonnements von Zeitungen, Rechnungen für Online-Angebote usw.
  6. Finanzen und Steuern
    z.B. Kontoauszüge, Steuererklärungen und Steuerbescheide, Bank- und andere Steuerbelege
  7. Rente und Vermögensaufbau
    z.B. Unterlagen zur gesetzlichen Rentenversicherung, private Rentenversicherung, Aktien- oder ETF-Fonds
  8. Immobilie und Grundstücke
    z.B. Grundbucheinträge, Kaufverträge, Teilungserklärung, Abrechnungen aller Art usw.
  9. Kinder
    je Kind ein Ordner mit z.B. Geburtsurkunden, Zeugnisse, Impfpass, Sportmitgliedschaften, Telefonlisten usw.

Für neue Schreiben oder aktuelle Rechnungen sollten Sie zudem eine eigene Ablagemappe anlegen. Denn natürlich ist die Zeit manchmal knapp und Sie können oder wollen die Unterlagen nicht gleich einsortieren. Besitzen Sie eine Ablage, können die neuen Schreiben dort solange verweilen, bis Sie Zeit haben, diese in Ruhe einzuordnen. Doch auch hier gilt: Die Ablage regelmäßig bearbeiten!

Schritt 5: Ordner beschriften und einsortieren

Die letzte Runde ist wohl die Schönste. Denn nun können Sie die Ordner und zugehörige Register beschriften. Wählen Sie – je nach Vorliebe – auch verschiedene Ordnerfarben. So sehen Sie nach einiger Zeit auf Anhieb, welchen Ordner Sie für welches Thema brauchen. Anschließend sollten Sie die Akten einsortieren.

Nicht alles kann in den Müll: Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfristen sind vom Gesetzgeber nicht nur Gewerbetreibenden auferlegt. Auch Privatpersonen müssen einige Unterlagen über einen längeren Zeitraum oder sogar ein Leben lang aufbewahren. Entsprechend sollten einige Unterlagen in keinem Fall vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist im Papierkorb landen.

Lebenslange Aufbewahrungsfrist:

  • Standesamtliche Urkunden (z.B. Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden von Angehörigen)
  • Arztberichte und medizinische Gutachten
  • Unterlagen zum Wohneigentum

Bis zur Rente:

  • Arbeitsverträge und -kündigungen
  • Gehaltsabrechnungen
  • Sozialversicherungsnachweise

Für die gesamte Laufzeit:

  • Versicherungsunterlagen je Police
  • Unterlagen zu sämtlichen Finanzprodukten (Lebensversicherungen, Konten etc.)
  • Rechnungen für die Hausratversicherung (z.B. Belege für Möbel, Schmuck usw.)

30 Jahre:

  • Gerichtsurteile
  • Mahnbescheide
  • Unterlagen zu Krediten

6 Jahre:

  • Steuerbescheide und eingereichte Steuerunterlagen (Einkünfte mehr als 500.000 Euro p. a.)

4 Jahre:

  • Kontoauszüge
  • Überweisungen
  • Andere Bankunterlagen

3 Jahre:

  • Alte Mietverträge
  • Übergabeprotokolle der alten Wohnung
  • Quittung über die Wohnungskaution

2 Jahre:

  • Garantiebelege und Kassenzettel (in der Regel 2 Jahre Garantiezeit)
  • Rechnungen von Handwerksleistungen

Digitalisierung – Der Geheimtipp für Ordnung?

Grundsätzlich können Sie Ihre Akten natürlich auch digital verwalten. So genannte Document Management Systems (DMS) sind die kleinen, digitalen Helfer in Sachen Papierkram. Zwar finden solche Systeme in der Regel vor allem bei Gewerbetreibenden Anklang, die längere und strengere Aufbewahrungsfristen einhalten müssen, aber auch Privatpersonen können von solchen Programmen profitieren. Besonders die Übersichtlichkeit und die sofortige Verfügbarkeit der Dokumente von unterwegs erleichtern oft den Alltag. Zudem sind elektronisch eingehende Rechnungen per E-Mail einfacher in das System aufzunehmen. Die Systeme für den privaten Gebrauch nutzen oftmals das Smartphone als „Scanner“ und eine App, in der die Unterlagen dann sortiert werden.

Wer nun denkt, dass solche digitalen Helfer zudem sicherlich noch platzsparender als vollgepackte Ordner seien, irrt jedoch. Denn nicht alle Dokumente dürfen ausschließlich digital gespeichert werden. So benötigen Versicherungspolicen, Urkunden und Steuerbescheide zwingend der Papierform. Dennoch ist man mit einem solchen System doppelt abgesichert und findet seine Unterlagen wahrscheinlich schneller wieder, wenn man sie benötigt. Es spricht also auch nichts dagegen, ihre Papierunterlagen auch digital zu verwalten.

Titelbild: © Rawpixel / iStock.com

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